Pflichtenheft für die Website: Aufbau, Inhalte, Muster

Ein Pflichtenheft für die Website beschreibt verbindlich, was gebaut wird, wie es umgesetzt wird und woran Sie bei der Abnahme erkennen, dass alles erledigt ist. Es baut auf dem Lastenheft auf, in dem Sie als Auftraggeber Ziele und Anforderungen festhalten. Für kleine Betriebe genügt meist ein gemeinsames Dokument von wenigen Seiten mit Zielen, Seitenliste, Funktionen, technischen Vorgaben, Inhalten, Terminen und Abnahmekriterien. Wie die Planung insgesamt abläuft, zeigt das Kapitel Den eigenen Webauftritt planen.

Lastenheft und Pflichtenheft: der Unterschied

Die Begriffe stammen aus dem Projektmanagement und sind dort genormt. Vereinfacht gesagt beantwortet das Lastenheft die Frage „Was und wofür?“, das Pflichtenheft die Frage „Wie und womit?“.

In der Praxis kleiner Website-Projekte verschwimmen die Grenzen. Viele Dienstleister arbeiten mit einem Anforderungsdokument, das beides enthält. Entscheidend ist nicht der Name, sondern dass die Anforderungen schriftlich, eindeutig und überprüfbar sind.

Gliederung eines Pflichtenhefts

Eine bewährte Gliederung für Websites kleiner Betriebe umfasst neun Abschnitte:

1. Ausgangslage: Betrieb, Angebot, bestehende Website, Gründe für das Projekt
2. Ziele und Zielgruppen: was die Website erreichen soll und für wen
3. Seitenstruktur: Liste oder Baum aller Seiten mit Zweck
4. Funktionen: Formulare, Terminbuchung, Karte, Newsletter, Mehrsprachigkeit, Suchfunktion
5. Gestaltung: Vorgaben aus dem Corporate Design, Referenzen, mobile Darstellung
6. Technik: System, Hosting, Ladezeit, Barrierefreiheit, Sicherheit, Datenschutz
7. Inhalte: wer Texte, Bilder, Übersetzungen liefert und bis wann
8. Projekt: Ansprechpartner, Termine, Abstimmungsrunden, Abnahme
9. Betrieb: Wartung, Updates, Schulung, Rechte, Zugänge, Übergabe

Anforderungen messbar formulieren

Die häufigste Schwäche von Pflichtenheften sind weiche Formulierungen. „Die Seite soll modern und schnell sein“ lässt sich weder umsetzen noch abnehmen. Besser sind Aussagen, die jemand Dritter prüfen kann.

Ordnen Sie jede Anforderung zusätzlich einer Priorität zu. Bewährt hat sich eine einfache Einteilung in Muss, Soll und Kann. Muss-Anforderungen sind Voraussetzung für die Abnahme, Soll-Anforderungen werden umgesetzt, wenn Budget und Zeit es erlauben, Kann-Anforderungen sind Ideen für später. Diese Einteilung macht Angebote vergleichbar und erleichtert Entscheidungen, wenn das Budget knapp wird.

Technische Anforderungen, die oft fehlen

Neben Seiten und Funktionen gibt es Punkte, die selten jemand von sich aus anspricht und die später teuer werden können:

• Barrierefreiheit: Nennen Sie eine Konformitätsstufe als Ziel. Ob Ihr Angebot unter das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz fällt und was das bedeutet, zeigt die Checkliste nach BFSG und WCAG 2.2.
• Ladezeit: Bildgrößen, Anzahl externer Skripte, Schriften lokal einbinden.
• Datenschutz: welche Dienste eingebunden werden, ob ein Einwilligungsbanner nötig ist, Hosting-Standort, Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Suchmaschinen: Weiterleitungen alter Adressen, Seitentitel, strukturierte Daten.
• Pflege: Wer kann Texte selbst ändern, und wie einfach soll das sein?
• Sicherheit und Updates: Wer spielt Updates ein, wie oft, und wer erstellt Sicherungen?

Ob ein Baukasten, ein Content-Management-System oder eine individuelle Lösung passt, hängt stark von diesen Punkten ab. Der Artikel Website-Baukasten oder CMS vergleicht die Wege.

Rechte, Zugänge und Übergabe

Ein Abschnitt, der in keinem Pflichtenheft fehlen sollte: Wem gehört was nach Projektende? Halten Sie fest, dass Domain, Hosting-Vertrag und E-Mail-Konten auf Ihren Namen laufen oder spätestens bei Abnahme übertragen werden, dass Sie alle Zugangsdaten erhalten und dass Sie an Texten, Bildern, Gestaltung und gegebenenfalls Programmcode die Nutzungsrechte bekommen, die Sie für Betrieb, Änderung und einen späteren Dienstleisterwechsel brauchen. Lizenzpflichtige Bestandteile wie Themes, Erweiterungen, Schriften oder Stockfotos sollten mit Lizenznehmer und Laufzeit aufgeführt sein.

Abnahme: das Pflichtenheft als Prüfliste

Am Ende des Projekts verwandelt sich das Pflichtenheft in eine Prüfliste. Gehen Sie jede Muss-Anforderung durch, testen Sie auf mehreren Geräten und halten Sie das Ergebnis in einem kurzen Protokoll fest: erfüllt, nicht erfüllt, offen bis Datum. Kleinere Mängel können nach Vereinbarung auch nach dem Start behoben werden. Fehlt dagegen eine Muss-Funktion, sollte die Abnahme warten.

Typische Fehler im Pflichtenheft

• Wunschliste ohne Prioritäten: Wenn alles gleich wichtig ist, entscheidet am Ende das Budget zufällig, was fehlt.
• Lösungen statt Anforderungen: „Wir brauchen einen Slider auf der Startseite“ beschreibt ein Mittel. Besser ist das Ziel, etwa „Besucher sollen auf einen Blick die drei Hauptleistungen sehen“.
• Inhalte vergessen: Das Dokument regelt Technik und Design, aber nicht, wer bis wann Texte und Fotos liefert. Inhalte sind der häufigste Grund für Verzögerungen.
• Keine Abnahmekriterien: Ohne vereinbarte Prüfpunkte wird die Abnahme zur Geschmacksfrage.
• Betrieb nach dem Start offen: Wer Updates einspielt, Sicherungen erstellt und kleine Änderungen umsetzt, bleibt ungeregelt, bis etwas schiefgeht.
• Alte Adressen ignoriert: Ohne Liste der bisherigen Seiten und Weiterleitungen gehen Besucher und Suchmaschinenpositionen beim Neustart verloren.

Ein Pflichtenheft muss nicht perfekt sein. Es sollte aber so konkret sein, dass zwei verschiedene Dienstleister daraus ungefähr dasselbe Angebot ableiten würden.