Messestand planen: Rollup, Banner und Messewand

Ein kleiner Messestand braucht weniger, als viele denken: eine klare Rückwand aus Rollups oder einer Messewand, eine Theke als Anlaufpunkt, Flyer zum Mitnehmen und eine Aussage, die man aus mehreren Metern Entfernung versteht. Entscheidend sind die Planung in der richtigen Reihenfolge und genügend Puffer für Druck und Lieferung. Dieser Artikel führt durch die Schritte, von der Standfläche bis zum Abbau.

Einen Überblick über alle Werbeflächen vor Ort gibt das Kapitel Lokale Werbung.

Schritt 1: Standfläche und Ausstellerbedingungen klären

Bevor Sie etwas gestalten, brauchen Sie drei Informationen vom Veranstalter: die Maße der Fläche, die Art des Stands und die technischen Richtlinien. Die Standart bestimmt, von wie vielen Seiten Besucher Ihren Stand sehen.

Lesen Sie die Ausstellerbedingungen gründlich. Sie regeln Aufbau- und Abbauzeiten, maximale Bauhöhe, Strom, Beleuchtung, Teppich, Verhalten in Gängen und vor allem den Brandschutz. Bei Gewerbeschauen in Sporthallen oder Zelten gelten oft eigene Regeln, etwa zu Befestigungen an Wänden.

Schritt 2: Die Kernaussage festlegen

Messebesucher gehen langsam an den Ständen vorbei und entscheiden in Sekunden, ob sie stehen bleiben. Die Rückwand muss deshalb aus der Entfernung drei Fragen beantworten: Wer sind Sie, was bieten Sie an, und warum sollte man mit Ihnen sprechen? Mehr nicht.

Verwenden Sie die Farben, Schriften und das Logo aus Ihrem Erscheinungsbild, damit Besucher Sie später auf Fahrzeug, Website und Flyer wiedererkennen. Ein großes Foto einer echten Arbeit wirkt meist stärker als eine Liste aller Leistungen. Telefonnummer und Webadresse sind auf der Rückwand weniger wichtig als auf den Drucksachen, die Besucher mitnehmen.

Schritt 3: Das passende Standsystem wählen

Achten Sie bei Rollups auf die Qualität der Kassette: Sehr günstige Modelle wackeln oder rollen nach einigen Einsätzen nicht mehr sauber ein. Textildrucke auf Rahmensystemen knittern weniger und lassen sich oft waschen. Fragen Sie beim Kauf, ob Druckmotive später einzeln getauscht werden können. Dann bleibt das Gestell, wenn sich Angebot oder Gestaltung ändern.

Schritt 4: Brandschutz und Material

Viele Messeveranstalter verlangen, dass Dekorationen und Standmaterialien schwer entflammbar sind. In Deutschland wird das häufig mit der Baustoffklasse B1 nach DIN 4102 oder einer entsprechenden europäischen Klassifizierung nach DIN EN 13501-1 angegeben. Bestellen Sie Banner, Stoffe und Messewände mit dieser Eigenschaft und lassen Sie sich den Nachweis geben. Bei einer Kontrolle vor Ort müssen Sie ihn vorlegen können. Welche Klasse konkret gilt, steht in den technischen Richtlinien Ihrer Messe.

Schritt 5: Druckdaten richtig anlegen

Großformate folgen grundsätzlich denselben Regeln wie andere Drucksachen: Endformat plus Beschnitt, Farbraum nach Vorgabe, Bilder in ausreichender Auflösung, Schriften eingebettet. Einige Besonderheiten:

• Unterer Bereich beim Rollup: Ein Teil des Drucks verschwindet in der Kassette. Die Druckerei nennt in ihrer Vorlage, wie viel. Dort keine Inhalte platzieren.
• Auflösung: Weil Großformate aus Entfernung betrachtet werden, genügen in Endgröße oft deutlich weniger als 300 dpi. Die Druckerei nennt den Mindestwert.
• Maßstab: Große Formate werden häufig im verkleinerten Maßstab angelegt, etwa 1:10. Halten Sie sich an das Datenblatt.
• Ösen und Saum: Bei Bannern keine wichtigen Inhalte in die Randzone legen, in der Ösen gestanzt oder Säume genäht werden.

Die Grundlagen zu Beschnitt, Farbraum und PDF-Export erklärt der Artikel Druckdaten anlegen.

Schritt 6: Zeitplan rückwärts rechnen

Rechnen Sie bei Messen im Frühjahr und Herbst mit vollen Auftragsbüchern bei Druckereien. Ein Probeaufbau in der Werkstatt oder im Büro zeigt, ob alle Teile da sind und wie lange der Aufbau dauert.

Kosten realistisch einschätzen

Die Standmiete ist meist nur ein Teil der Ausgaben. Rechnen Sie zusätzlich mit Gebühren für Strom, Reinigung oder Pflichtwerbung im Ausstellerverzeichnis, mit Standmaterial und Drucksachen, Anfahrt und gegebenenfalls Übernachtung sowie mit der Arbeitszeit, die Ihnen und Ihrem Team im Betrieb fehlt. Holen Sie für Rollups, Banner und Messewand mehrere Angebote ein und vergleichen Sie dabei nicht nur den Preis, sondern auch Material, Brandschutznachweis, Tasche und Lieferzeit. Wer regelmäßig ausstellt, verteilt die Anschaffungskosten eines hochwertigeren Systems auf viele Einsätze.

Schritt 7: Material zum Mitnehmen und Gespräche

Die Rückwand holt Besucher heran, das Gespräch und die Drucksache bleiben. Halten Sie Flyer oder Karten bereit, die das Gespräch zusammenfassen und den nächsten Schritt nennen. Wie Sie Flyer mit passendem Falz und Format gestalten, zeigt der Artikel Flyer gestalten. Ein QR-Code zu einer Seite mit Angebot oder Terminanfrage verbindet den Stand mit der Website.

Mindestens so wichtig wie das Material ist die Standbetreuung. Besetzen Sie den Stand möglichst mit zwei Personen, damit immer jemand ansprechbar ist, auch während eines längeren Gesprächs. Stehen Sie vor oder neben der Theke statt dahinter, sprechen Sie Vorbeigehende mit einer offenen Frage an und lassen Sie das Smartphone in der Tasche. Ein kurzer Leitfaden mit den drei wichtigsten Botschaften hilft allen im Team, dieselbe Geschichte zu erzählen.

Notieren Sie Gespräche direkt nach dem Ende, solange die Details frisch sind: Name, Anliegen, vereinbarter nächster Schritt. Wenn Sie Kontaktdaten für spätere Werbung per E-Mail nutzen wollen, holen Sie eine nachweisbare Einwilligung ein.

Nach der Messe

Melden Sie sich innerhalb weniger Tage bei den Kontakten, wie im Gespräch vereinbart. Halten Sie fest, was die Messe gekostet und gebracht hat: Gespräche, Anfragen, Aufträge. Erst dieser Vergleich zeigt, ob sich der Auftritt wiederholen lohnt. Wie Sie solche Ausgaben im Jahresbudget einordnen, beschreibt der Artikel Werbebudget planen. Lagern Sie Rollups trocken und eingerollt in der Tasche, dann halten sie viele Einsätze.